Privacyverklaring

Deze privacyverklaring legt uit hoe Art-Fixed persoonsgegevens verwerkt en beschermt en hoe u uw privacyrechten kunt uitoefenen.

Privacy in het kort

Art-Fixed verwerkt persoonsgegevens alleen voor concrete bedrijfsdoeleinden, zoals het beantwoorden van aanvragen, het uitvoeren van IT- en webontwikkelingsopdrachten, het beheren van het Klantenportaal, facturatie, beveiliging en wettelijke administratie. Art-Fixed verkoopt of verhuurt persoonsgegevens niet.

Voor de website, het Klantenportaal en e-mail maakt Art-Fixed gebruik van hosting bij Fornex. De hosting van art-fixed.nl en clients.art-fixed.nl bevindt zich in Nederland. Voor bepaalde functies worden daarnaast externe diensten gebruikt, zoals WhatsApp, AnyDesk, TeamViewer, Google Cloud Translation en Google Search Console. In deze verklaring leggen wij uit welke gegevens daarbij betrokken kunnen zijn, waarom wij deze gebruiken en hoe lang wij ze in beginsel bewaren.

Voor vragen of verzoeken over privacy kunt u contact opnemen via info@art-fixed.nl.

1. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

Voor de verwerkingen waarvoor Art-Fixed zelf het doel en de middelen bepaalt, is Art-Fixed de verwerkingsverantwoordelijke.

• Handelsnaam: Art-Fixed
• Rechtsvorm: eenmanszaak
• KVK-nummer: 85150231
• Btw-identificatienummer: NL004056857B33
• Vestigingsadres: De Run 1141, 5503 LB Veldhoven, Nederland
• E-mail voor privacyverzoeken: info@art-fixed.nl
• Telefoon / WhatsApp: +31 6 45063484

2. Wanneer is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring geldt voor persoonsgegevens die Art-Fixed verwerkt in het kader van onder meer:

• art-fixed.nl en contactformulieren;
• clients.art-fixed.nl en het Klantenportaal;
• e-mail, telefoon en WhatsApp;
• offertes, opdrachten, contractacceptatie en facturatie;
• computer- en laptopreparatie, diagnose, dataoverdracht en dataherstel;
• IT-ondersteuning en remote support;
• webontwikkeling, WordPress, websiteonderhoud en technische SEO;
• beveiliging, logging, back-ups en incidentafhandeling.

Wanneer Art-Fixed uitsluitend namens een klant persoonsgegevens verwerkt die onder de verantwoordelijkheid van die klant vallen, bijvoorbeeld persoonsgegevens van bezoekers, medewerkers of klanten in WordPress, WooCommerce, een CRM of database, treedt Art-Fixed in beginsel op als verwerker of, indien de klant zelf verwerker is, als subverwerker. Zie ook artikel 6.

3. Contact, e-mail en aanvragen

Wanneer u via het contactformulier, e-mail, telefoon of een andere directe route contact opneemt, kan Art-Fixed gegevens verwerken zoals uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, onderwerp, berichtinhoud, bijlagen en andere informatie die u zelf verstrekt.

Art-Fixed gebruikt deze gegevens om uw vraag te beantwoorden, een afspraak of diagnose voor te bereiden, een offerte op te stellen, een overeenkomst uit te voeren of zakelijke correspondentie te voeren.

De grondslag is doorgaans het nemen van maatregelen op uw verzoek vóór het sluiten van een overeenkomst of de uitvoering van een overeenkomst. Voor overige zakelijke communicatie kan Art-Fixed zich, waar passend, beroepen op een gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld om een bestaande zakelijke relatie te onderhouden of een verzoek correct af te handelen.

Een algemene privacy-checkbox bij een formulier betekent niet dat alle verwerkingen uitsluitend op toestemming zijn gebaseerd. Wanneer een verwerking nodig is voor een aanvraag, overeenkomst, wettelijke verplichting of gerechtvaardigd belang, geldt de daarvoor passende grondslag.

4. WhatsApp

Als u Art-Fixed via WhatsApp benadert, kunnen onder meer uw telefoonnummer, profielnaam, berichten, verzonden bestanden en technische communicatiegegevens door WhatsApp worden verwerkt. Art-Fixed gebruikt WhatsApp voor communicatie over aanvragen, afspraken, opdrachten en ondersteuning.

Art-Fixed gebruikt op dit moment de reguliere WhatsApp-dienst. WhatsApp is een externe communicatiedienst met een eigen privacybeleid en eigen verwerkingsverantwoordelijkheden. Persoonlijke berichten en oproepen zijn volgens WhatsApp end-to-end versleuteld, maar WhatsApp verwerkt daarnaast bepaalde account-, apparaat- en gebruiksgegevens volgens zijn eigen voorwaarden.

U bent niet verplicht WhatsApp te gebruiken. U kunt Art-Fixed ook per e-mail bereiken via info@art-fixed.nl.

5. Klantenportaal, offertes en contractacceptatie

Voor het Klantenportaal verwerkt Art-Fixed gegevens die nodig zijn om uw account en opdrachten te beheren. Dit kan onder meer omvatten:

• naam, e-mailadres, taalvoorkeur en accountgegevens;
• projecten, berichten, supportverzoeken en bestanden;
• offertes, facturen, betaalstatus en projectreferenties;
• informatie over het aanvaarden van een offerte of voorstel;
• portalnotificaties over bijvoorbeeld verzonden voorstellen en de gelezen/ongelezen status daarvan;
• statusinformatie over contractbevestigingen per e-mail, zoals verzonden, mislukt of opnieuw aangeboden, inclusief technische foutinformatie voor zover nodig voor aflevering en ondersteuning;
• beveiligingsgegevens zoals IP-adres, tijdstip van inloggen, mislukte inlogpogingen en browser- of user-agentgegevens.

Wanneer een offerte of voorstel via het Klantenportaal wordt aanvaard, bewaart Art-Fixed een bewijsrecord van de contractacceptatie. Dit kan onder meer bestaan uit het documenttype en documentnummer, klant- en gebruikersreferenties, datum en tijd van acceptatie, IP-adres, user-agent, taal, de door de klant opgegeven hoedanigheid als consument of zakelijke klant, de vastgelegde offertebedragen en btw, de toepasselijke versie van de Algemene voorwaarden en, indien van toepassing, afzonderlijke keuzes over vroegtijdige uitvoering tijdens de bedenktijd en het herroepingsrecht.

Deze gegevens worden verwerkt om de overeenkomst tot stand te brengen en uit te voeren, om vast te leggen welke voorwaarden en offerte zijn aanvaard en om eventuele geschillen of bewijsvragen te kunnen behandelen.

Een herroepingsverklaring die via het Klantenportaal wordt ingediend, wordt als afzonderlijk record bewaard. Een herroeping verwijdert het oorspronkelijke acceptatiebewijs niet.

Art-Fixed kan daarnaast technische afleverinformatie bewaren over de bevestiging van acceptatie of herroeping, bijvoorbeeld het geadresseerde e-mailadres, verzendstatus, aantal verzendpogingen en eventuele technische foutmelding. Dit wordt gebruikt om de aflevering van contractuele bevestigingen te controleren en problemen met de verzending te behandelen.

6. Wanneer Art-Fixed verwerker is voor een klant

Bij webontwikkeling, technisch beheer en support kan Art-Fixed toegang krijgen tot persoonsgegevens waarvoor de klant zelf verantwoordelijk is. Voorbeelden zijn gegevens in WordPress, WooCommerce, formulieren, databases, CRM-systemen, gebruikersaccounts en hostingomgevingen.

Voor zover Art-Fixed deze gegevens uitsluitend op gedocumenteerde instructies van de klant verwerkt, is de klant verwerkingsverantwoordelijke en Art-Fixed verwerker. Als de klant zelf als verwerker optreedt, kan Art-Fixed subverwerker zijn.

In situaties waarop artikel 28 AVG van toepassing is, wordt de verwerking geregeld in een verwerkersovereenkomst of andere bindende regeling die voldoet aan de vereisten van de AVG. Art-Fixed gebruikt dergelijke klantgegevens niet voor eigen marketingdoeleinden en geeft deze niet zelfstandig een ander doel.

7. Computerreparatie, diagnose en gegevens op apparaten

Bij reparatie of diagnose kan Art-Fixed gegevens verwerken over het apparaat, de technische storing, serienummers of andere apparaatkenmerken, uitgevoerde controles, onderdelen, reparatiewerkzaamheden en communicatie met de klant.

Afhankelijk van de opdracht kan technisch toegang tot bestanden of accounts noodzakelijk zijn. Art-Fixed beperkt die toegang tot wat redelijkerwijs nodig is om de afgesproken werkzaamheden uit te voeren.

Als een wachtwoord, pincode of andere toegangscode nodig is voor de reparatie, kan deze tijdelijk in de order- of projectnotities van het Klantenportaal worden vastgelegd. Deze toegangsgegevens worden verwijderd wanneer de reparatie is afgerond of zodra zij niet langer nodig zijn, tenzij schriftelijk iets anders is afgesproken.

Tijdelijke kopieën, dataoverdracht en dataherstel

Voor back-up, migratie, dataoverdracht of dataherstel kan het nodig zijn tijdelijk een kopie van klantgegevens op een Art-Fixed-computer of extern opslagmedium te maken. Zulke tijdelijke kopieën worden verwijderd nadat de afgesproken overdracht of werkzaamheden succesvol zijn afgerond, tenzij een langere bewaring uitdrukkelijk is afgesproken of noodzakelijk is voor lopende ondersteuning.

Dataherstel biedt geen garantie dat alle gegevens kunnen worden teruggehaald. De verwerking van gegevens bij dataherstel vindt uitsluitend plaats voor de door de klant gevraagde technische werkzaamheden.

8. Toegangsgegevens bij webontwikkeling en support

Voor webontwikkeling of technisch beheer kan Art-Fixed toegangsgegevens ontvangen voor bijvoorbeeld WordPress, hosting, FTP, SFTP, SSH, databases, domeinbeheer of andere systemen.

Deze toegangsgegevens worden alleen bewaard zolang Art-Fixed de betreffende toegang nodig heeft voor een lopend project of overeengekomen ondersteuning. Wanneer die ondersteuning eindigt en de toegang niet meer nodig is, verwijdert Art-Fixed de opgeslagen toegangsgegevens uit de eigen werkadministratie.

Art-Fixed adviseert klanten waar praktisch mogelijk afzonderlijke gebruikersaccounts voor technische toegang te gebruiken en toegang na afloop van de samenwerking in te trekken of wachtwoorden te wijzigen.

9. Remote support met AnyDesk en TeamViewer

Art-Fixed kan voor remote support AnyDesk en TeamViewer gebruiken. Een remote sessie wordt alleen gestart met medewerking of toestemming van de klant. Art-Fixed gebruikt geen permanente onbeheerde toegang als standaardwerkwijze.

Remote sessies worden door Art-Fixed niet als video opgenomen. Bestandsoverdracht kan worden gebruikt wanneer dat nodig is voor de gevraagde ondersteuning.

AnyDesk en TeamViewer zijn externe dienstverleners en kunnen zelf technische verbindings-, account- en beveiligingsgegevens verwerken volgens hun eigen voorwaarden en privacyinformatie.

10. Facturen, administratie en betalingen

Voor offertes, facturen en de financiële administratie kan Art-Fixed onder meer naam- en bedrijfsgegevens, adresgegevens indien nodig, KVK- of btw-gegevens, project- en factuurinformatie, bedragen, btw, vervaldatums en betaalstatus verwerken.

Het Klantenportaal toont de betaalgegevens van Art-Fixed. Betalingen worden door Art-Fixed gecontroleerd en bevestigd. Art-Fixed gebruikt momenteel geen externe online betaalgateway als noodzakelijke stap in de gewone factuurbetaling via het Klantenportaal en bewaart in het gewone klantprofiel geen bankrekeninggegevens van de klant als afzonderlijk betaalprofiel.

Facturen en de basisgegevens van de administratie worden bewaard voor zover en zolang de Nederlandse fiscale bewaarplicht dat vereist.

11. Google Cloud Translation

Het Klantenportaal kan Google Cloud Translation gebruiken om beschrijvingen van werkzaamheden op facturen te vertalen. Art-Fixed is ingericht om daarbij alleen de tekst van de werkomschrijving te verzenden en niet bewust onnodige identificerende, bijzondere of andere gevoelige persoonsgegevens in die tekst op te nemen.

Volgens de documentatie van Google wordt tekst die naar de Cloud Translation API wordt gestuurd gebruikt om de vertaling uit te voeren en kort in het geheugen gehouden voor het leveren van de dienst. Google vermeldt dat de inhoud niet wordt gebruikt om de vertaalmodellen te trainen. De verwerking valt, voor zover van toepassing, onder de Google Cloud Data Processing Addendum.

Omdat Cloud Translation afhankelijk van de gebruikte endpoint als wereldwijde dienst kan functioneren, kan verwerking buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvinden. Zie artikel 15.

12. Google Search Console

Art-Fixed gebruikt Google Search Console om de technische vindbaarheid van de website en prestaties in Google Zoeken te beoordelen, bijvoorbeeld zoekopdrachten, vertoningen, klikken en indexeringsproblemen.

Het gebruik van Google Search Console betekent op zichzelf niet dat Art-Fixed een Google Analytics-trackingcode of marketingpixel op de website plaatst. Google verwerkt gegevens binnen Search Console en de Google-diensten volgens zijn eigen voorwaarden en privacybeleid.

13. Beveiligingslogs en incidentinformatie

Voor beveiliging, misbruikpreventie, foutonderzoek en het beschermen van accounts kan Art-Fixed technische logs verwerken, zoals IP-adres, datum en tijd, loginpogingen, foutmeldingen en browser- of user-agentgegevens.

De grondslag voor deze verwerking is het gerechtvaardigde belang van Art-Fixed en haar klanten bij een veilige en betrouwbare IT-omgeving. Gewone beveiligingslogs worden in beginsel maximaal 90 dagen bewaard. Gegevens die nodig zijn voor onderzoek naar een concreet beveiligingsincident kunnen langer worden bewaard zolang dat redelijkerwijs nodig is voor het onderzoek, herstel, bewijs of wettelijke verplichtingen.

14. Rechtsgronden

Art-Fixed verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat. Afhankelijk van de situatie kan dit zijn:

• Uitvoering van een overeenkomst of precontractuele maatregelen — bijvoorbeeld voor een offerte, reparatie, project, account, supportverzoek of contractacceptatie.
• Wettelijke verplichting — bijvoorbeeld fiscale administratie, facturen, bepaalde wettelijke informatieverplichtingen en verplichtingen rondom privacyverzoeken of beveiligingsincidenten.
• Gerechtvaardigd belang — bijvoorbeeld voor account- en systeembeveiliging, fraudepreventie, technische logging, het behandelen van zakelijke communicatie en het beschermen of onderbouwen van rechtsvorderingen, voor zover uw belangen en rechten niet zwaarder wegen.
• Toestemming — alleen wanneer de verwerking daadwerkelijk op toestemming is gebaseerd. U kunt die toestemming voor de toekomst intrekken. Intrekking maakt eerdere verwerking op basis van geldige toestemming niet onrechtmatig.

15. Dienstverleners, ontvangers en internationale doorgifte

Art-Fixed deelt persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor een dienst, overeenkomst, wettelijke verplichting of ander gerechtvaardigd doel. Art-Fixed verkoopt of verhuurt persoonsgegevens niet.

Art-Fixed gebruikt momenteel geen freelancers of onderaannemers die zelfstandig toegang krijgen tot klantgegevens voor de uitvoering van opdrachten.

Waar een dienstverlener persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, past Art-Fixed waar vereist een mechanisme uit hoofdstuk V AVG toe, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit of passende contractuele waarborgen zoals standaardcontractbepalingen. De feitelijke verwerkingslocaties en subverwerkers kunnen per externe dienst wijzigen.

16. Hosting en back-ups

art-fixed.nl, clients.art-fixed.nl en de mailbox info@art-fixed.nl worden bij Fornex gehost. De huidige hostinglocatie voor de website en het Klantenportaal is Nederland.

Fornex-back-ups worden gedurende 30 dagen bewaard. Wanneer gegevens uit het actieve systeem zijn verwijderd, kunnen kopieën daarvan daarom nog tijdelijk in bestaande back-ups aanwezig zijn totdat de betreffende back-upbewaartermijn is verstreken. Back-ups zijn bedoeld voor herstel bij technische problemen en niet als actief archief voor dagelijks gebruik.

17. Bewaartermijnen

Art-Fixed bewaart persoonsgegevens niet langer dan redelijkerwijs nodig is voor het doel waarvoor zij zijn verkregen, tenzij een wettelijke bewaarplicht, een lopend geschil of een andere geldige reden langere bewaring vereist.

18. Bijzondere en gevoelige persoonsgegevens

Art-Fixed vraagt klanten niet om bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens, politieke opvattingen, religieuze gegevens of andere gegevens waarvoor de AVG aanvullende bescherming voorschrijft, tenzij een specifieke en rechtmatige situatie dit daadwerkelijk vereist.

Bij computerreparatie, dataoverdracht of technisch beheer kan dergelijke informatie incidenteel zichtbaar of technisch onderdeel van een opslagkopie zijn zonder dat Art-Fixed die informatie voor een eigen doel nodig heeft. Art-Fixed beperkt toegang tot de gegevens die technisch noodzakelijk zijn en gebruikt incidenteel aangetroffen inhoud niet voor andere doeleinden.

Stuur geen bijzondere of andere zeer gevoelige informatie via een vrij tekstveld wanneer die informatie niet nodig is voor de gevraagde dienst.

19. Beveiliging

Art-Fixed neemt passende technische en organisatorische maatregelen die zijn afgestemd op de aard van de verwerking en de risico’s. Daaronder vallen waar van toepassing het beperken van toegang tot gegevens, account- en toegangsbeheer, beveiligingslogging, back-ups, onderhoud van systemen en het beperken van gegevensverwerking tot wat voor de werkzaamheden nodig is.

Geen enkel IT-systeem kan absolute veiligheid garanderen. Wanneer Art-Fixed een beveiligingsincident constateert, onderzoekt Art-Fixed het incident, beperkt waar mogelijk de gevolgen en handelt volgens de toepasselijke wettelijke verplichtingen.

20. Datalekken

Art-Fixed houdt beveiligingsincidenten en datalekken bij wanneer dat volgens de AVG vereist is. Wanneer een datalek waarschijnlijk een risico oplevert voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, beoordeelt Art-Fixed of melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens verplicht is. Waar de wettelijke meldplicht geldt, wordt een melding in beginsel zonder onredelijke vertraging en, waar mogelijk, binnen 72 uur na kennisneming gedaan.

Wanneer een datalek waarschijnlijk een hoog risico voor betrokkenen oplevert, worden betrokkenen geïnformeerd wanneer de AVG dat vereist.

21. Kinderen en minderjarigen

De diensten van Art-Fixed zijn niet specifiek op jonge kinderen gericht. Diensten kunnen in bepaalde gevallen aan minderjarigen worden geleverd, voor zover dat wettelijk is toegestaan.

Waar het Nederlandse contractenrecht of privacyrecht toestemming of betrokkenheid van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger vereist, kan Art-Fixed daarom om die toestemming of bevestiging vragen. De AVG-leeftijdsregel voor toestemming bij bepaalde online diensten staat los van de vraag of een minderjarige zelfstandig een bepaalde overeenkomst mag sluiten.

22. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Art-Fixed neemt geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten over klanten die rechtsgevolgen hebben of hen op vergelijkbare wijze in aanmerkelijke mate treffen, zoals bedoeld in artikel 22 AVG.

Art-Fixed gebruikt geen profilering voor dergelijke besluitvorming.

23. Uw privacyrechten

Afhankelijk van de omstandigheden heeft u onder de AVG onder meer het recht om:

• te vragen welke persoonsgegevens Art-Fixed over u verwerkt en daarvan inzage te krijgen;
• onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren;
• persoonsgegevens te laten verwijderen wanneer aan de wettelijke voorwaarden is voldaan;
• de verwerking te laten beperken wanneer de AVG daarvoor een grond geeft;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen, waaronder verwerkingen die op een gerechtvaardigd belang zijn gebaseerd;
• uw gegevens te ontvangen of te laten overdragen wanneer het recht op dataportabiliteit van toepassing is;
• een eerder gegeven toestemming voor de toekomst in te trekken;
• een klacht in te dienen bij een toezichthouder.

Deze rechten zijn niet absoluut. Een verzoek kan bijvoorbeeld geheel of gedeeltelijk worden beperkt wanneer een wettelijke bewaarplicht geldt, de rechten van anderen moeten worden beschermd of een andere wettelijke uitzondering van toepassing is.

24. Hoe oefent u uw rechten uit?

Stuur uw verzoek naar info@art-fixed.nl. Vermeld duidelijk welk recht u wilt uitoefenen en op welke gegevens uw verzoek betrekking heeft.

Art-Fixed moet controleren dat een verzoek daadwerkelijk van de juiste persoon afkomstig is. Als er redelijke twijfel bestaat over uw identiteit, kan Art-Fixed aanvullende informatie vragen die nodig is om uw identiteit te bevestigen. Art-Fixed vraagt niet standaard om een volledige kopie van een identiteitsbewijs wanneer een minder ingrijpende controle voldoende is.

Art-Fixed reageert in beginsel binnen één maand na ontvangst van een geldig verzoek. Bij een complex verzoek of een groot aantal verzoeken kan deze termijn volgens de AVG met maximaal twee maanden worden verlengd. In dat geval ontvangt u binnen de eerste maand bericht over de verlenging en de reden daarvoor.

Een privacyverzoek is in beginsel kosteloos. Alleen in de uitzonderlijke gevallen waarin de AVG dit toestaat, bijvoorbeeld bij kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken, kunnen andere regels gelden.

25. Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Heeft u een privacyvraag of klacht, neem dan bij voorkeur eerst contact op met Art-Fixed via info@art-fixed.nl, zodat wij de kwestie kunnen onderzoeken.

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Meer informatie vindt u op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

26. Cookies en vergelijkbare technieken

Cookies en vergelijkbare technieken worden afzonderlijk behandeld. Deze privacyverklaring is geen vervanging voor de Cookieverklaring en voor de vereiste cookie-instellingen of toestemming waar die volgens de wet nodig zijn.

De afzonderlijke Cookieverklaring en cookie-instellingen worden afgestemd op de cookies en andere technieken die daadwerkelijk op art-fixed.nl worden gebruikt.

27. Wijzigingen van deze privacyverklaring

Art-Fixed kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer de dienstverlening, gebruikte systemen, wettelijke vereisten of feitelijke gegevensverwerking veranderen. De datum bovenaan deze pagina laat zien wanneer de verklaring voor het laatst is bijgewerkt.

Een nieuwe versie van deze privacyverklaring verandert niet met terugwerkende kracht de rechtsgrond van eerdere verwerkingen.

28. Talen

De Nederlandse versie is de brontekst die Art-Fixed onderhoudt. Engelse en Russische versies worden aangeboden om de informatie toegankelijker te maken. Bij verschillen in formulering geeft de Nederlandse versie de door Art-Fixed bedoelde uitleg weer, zonder afbreuk te doen aan dwingendrechtelijke rechten die op u van toepassing zijn.

29. Gerelateerde informatie en contact

• Algemene voorwaarden
• Contact
• Klantenportaal

Voor alle vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via info@art-fixed.nl.